Palvelukeskus Helsinki käyttää astiatilauksiin Dietan Extranet-palvelua, jossa sen toimipaikoille on määritelty oma valikoima. Dietan verkkokauppaan kuuluva Extranet on asiakkaan tarpeisiin personoitu tilauskanava, joka räätälöidään vastaamaan sopimuksessa määriteltyjä asioita.
Palvelukeskus Helsinki on Helsingin kaupungin liikelaitos, joka tuottaa kaupungille muun muassa ruoka- ja puhtauspalveluja, monipuolisia etähoito- ja hyvinvointiratkaisuja sekä puhelinpalveluja yhteensä 1600 ammattilaisen voimin.
Monipalvelut-yksikkö vastaa ruokapalveluista noin 500 toimipaikassa eri puolilla Helsinkiä. Se palvelee eri ikäisiä asiakkaita kaupungin päiväkodeissa, kouluissa ja oppilaitoksissa, leikkipuistoissa, sairaaloissa ja seniorikeskuksissa sekä toimittamalla kotiaterioita. Päivittäin se on mukana noin 100 000 helsinkiläisessä ruokahetkessä ja vastaa myös noin 300 kohteen puhtauspalveluista.
Palvelukeskus Helsingin suureen kokonaisuuteen mahtuu paljon erilaisia astiatarpeita toimipaikkojen välillä. Extranet-asiakkaana Palvelukeskus Helsingille on räätälöity oma rajattu valikoima nähtäville verkkokaupassa, ja oikeiden astioiden tilaaminen valtavan organisaation eri toimipaikkoihin on helppoa.
“Tuotteet, joita ostamme perustuvat käytettävyyteen, yhteensopivuuteen, jatkuvuuteen ja laatuvaatimukset täyttäviin ominaisuuksiin. Näihin perustuen meillä on Dietalla valikoima, joita ostamme. Olemme ohjanneet toimipaikkoja hyvinkin tarkkaan mitä astia- ja tuotevalikoimaa he käyttävät”, kertoo Palvelukeskus Helsingin suunnittelija Katja Lehti.
Kuvassa on Palvelukeskus Helsingin kasvispihviannos esimerkkinä kouluruokailusta. Kuva: Palvelukeskus Helsinki.
Palvelukeskus Helsingin tilausten teko on jaettu pienempiin aluekokonaisuuksiin, joiden astiatilauksia tekee palveluohjaaja. Toimialue on jaettu 4 alueeseen ja alueiden sisällä lisäksi noin 25 ryppääseen, joissa kussakin on noin 25-30 toimipaikkaa. Ryppäässä on palveluesimies, joka vastaa ryppään toiminnasta ja hänellä on oikeana kätenä palveluohjaaja.
Uuden ostokanavan käyttöönotto isossa organisaatiossa täytyy suunnitella huolella. Palvelukeskus Helsingin osalta Extranet-palvelun käyttöönottoprosessia helpotti se, että organisaatiossa oli jo ennestään kokemusta verkkkokauppatilaamisesta eri toimittajien kanssa.
Ennen käyttöönottoa tehtiin yhdessä selkeät ohjeet tilaamisesta, ja käyttöönotto sujui melko kivuttomasti. Nyt Dietan Extranet on ollut Palvelukeskus Helsingin käytössä jo monta vuotta.
Palvelukeskus Helsingin suunnittelija Katja Lehti on yhteistyövuosien aikana ehtinyt olla myös mukana kehittämässä Dietan verkkokauppaa. Kehitystyöllä pyrittiin siihen, että verkkokauppa palvelisi yhä paremmin käyttäjien tarpeita, ja sen seurauksena esimerkiksi sisäänkirjautumisen yksilöintiä ja tilaamisen nopeutta verkossa parannettiin huomattavasti. Tästä hyötyvät muutkin Dietan verkkokaupan käyttäjät Palvelukeskus Helsingin lisäksi.
Konkreettisesti verkkokaupan kehitys paransi Palvelukeskus Helsingin ostoprosessia, ja sen seurauksena mm. sisäänkirjautuminen on tilaajille suoraviivaista ja nopeaa.
“Meillä oli kokemusta vastaavasta verkkokaupasta, joka oli toiminut hyvin ja kehitimme Dietan verkkokauppaa mm. tähän kokemukseen perustuen,” Lehti kuvailee verkkokaupan kehitystyötä. Yhteistyö jatkuu aktiivisena digitaalisten kanavien välityksellä, ja tulevaisuuden muutos- ja tuotetarpeet Extranettiin hoituvat Dietan yhteyshenkilön kautta.